3 Adımda Özgeçmiş Hazırlama Rehberi

İş arama sürecinin ilk adımında karşımızda duran ilk soru “Özgeçmiş nasıl hazırlanır ?” sorusu.Okulundan yeni mezun oldun veya hâlihazırda çalıştığın işi değiştirmek istiyorsun. Hepimizin bildiği gibi bu noktada bütün profesyoneller, iş arayışında kendisini, deneyimlerini ve kariyer hayatını anlatmak üzere özgeçmiş kullanıyorlar. Herhangi bir iş arama sürecinde, kariyerimizde bir değişiklik yapmak istediğimizde hatta farklı işbirliği olanaklarında (Danışmanlık, eğitmenlik, part-time çalışma gibi) bile özgeçmişimiz bizim profesyonel kariyerimizi anlattığımız en önemli araç.

İş arama sürecine masanın karşı tarafına geçip insan kaynakları uzmanı gözüyle bakıldığında da aldıkları yüzlerce, binlerce başvuru arasından veya kendileri aday araştırırken özgeçmiş üzerinden belirli filtremeler uygulayarak kendi aradıkları profile yakın adayları ulaşmayı hedefliyorlar. Daha sonrasında ise bu adaylar arasından farklı değerlendirme süreçleri ile eleme yaparak doğru adayı kurumlarına kazandırmak için çabalıyorlar. Üstelik bu konuda üzerlerinde ciddi bir zaman baskısı var ve süreci mümkün olduğunca hızlı/pratik yönetmeyi amaçlıyorlar. 

Sürece bu denklemle bakıldığında özgeçmişin şirketlerin üzerinde ilk izlenim bırakmak için elindeki en önemli araçlardan birisi. Üstelik henüz hiç yüz yüze gelmeden bir intiba bırakmaya çalışıyorsun. Bu nedenle özgeçmişini doğru yapılandırman ve etkili hazırlaman çok önemli. Şimdi gel birlikte bir özgeçmişi adım adım nasıl hazırlarsınız göz atalım:

1.      Özgeçmişinin formatı nasıl olmalı ?

Özgeçmiş tasarımı:

Özgeçmiş formatı ile ilgili belki de en fazla duyduğun tavsiye dikkat çekici bir tasarımı olması. Aslına bakarsan bu öneri çok da haksız sayılmaz. Bir insan kaynakları uzmanının önünden günde onlarca hatta yüzlerce özgeçmiş geçiyor. Bu özgeçmişler arasında senin özgeçmişinin fark edilebilmesi için farklı bir tasarım olması işe yarayabilir. Yine de unutmamak lazım ki yukarıda da yazdığım gibi insan kaynakları uzmanları özgeçmişi ilk incelemelerinde kendileri için kritik noktaları süzerek bir ön eleme yapıyorlar. Bu konuda özellikle kariyer portallarındaki özgeçmiş formatlarından gelen bir alışkanlıkları var ve bundan çok uzak tasarımlarda hazırlanmış özgeçmişlerde aradıklarını bulmaları zorlaşıyor hatta bazı bilgileri görememe riskleri artıyor. Özellikle internette bulabileceğin birçok hazır şablon dikkat çekici olmak adına sıra dışı özgeçmiş tasarımlarına seni yönlendirirken şansını da azaltabilir. Tasarım ve görsel iletişim odaklı bir uzmanlığın var ve buna yönelik bir iş arayışındaysan grafik tasarım açısından da bakış açını özgeçmişine yansıtarak daha sıra dışı özgeçmiş tasarımlarına başvurabilirsin. Ancak önceliğin bu değilse mümkün olduğunca sade, kolay takip edilebilir ve akış açısından bütünlüğü olan bir özgeçmiş formatı hazırlaman seni hedefine daha kolay ulaştırır. Bu konuda 2. Maddede bahsettiğim akışa uygun ve görsel tasarımı zenginleştirilmiş özgeçmiş tasarımlarını kullanabilirsiniz.  

Özgeçmişin uzunluğu:

Özgeçmiş hazırlarken format ile ilgili bir diğer soru işareti de özgeçmişinin uzunluğu ne kadar olmalı? Yukarıda saydığım nedenlerle aslında özgeçmişinin uzunluğunu da doğru planlaman gerekiyor. Genellikle gördüğüm eğilim daha dolu bir özgeçmiş yaratmak arayışıyla pek çok detaya özgeçmişte yer vermeye çalışmak böylece de asıl kritik noktaların uzun bir özgeçmiş arasında kolay ayırt edilememesi. Özgeçmişini hazırlarken doğru detayları vermek ve kariyer planınla ilgili doğru bir izlenim yaratmak önemli. Bu bakış açısıyla özgeçmişin için ideal uzunluğun 2 sayfa olacağını söyleyebiliriz. 1 sayfa çok kısa olacaktır, 2 sayfadan uzun olduğunda ise fazla detay olduğundan inceleyen insan kaynakları uzmanının dikkatinin dağılmasına sebep olacaktır.

2.      Özgeçmişin akışı nasıl olmalı?

Özgeçmiş ile ilgili diğer önemli konu ise nasıl bir sıralamayla oluşturacağımız. Bu konuda 2 önemli kriter ile özgeçmişini yapılandırabilirsin. Birincisi özgeçmişinin sıralamasını belirlemen, ikincisi ise hangi konuda ne kadar detay vermen gerektiğine karar vermen.

Özgeçmişinin sıralaması için aşağıdaki akıştan faydalanabilirsin:

1. Başlık ve Temel Bilgiler: Özgeçmişinizin en tepesinde seni tanıtan temel bilgilerin olması gerekir. Unutma ki bu kısım sadece seni tanıtan ana bir anahtar görevi görecek. Bu kısımda şu bilgilere yer verebilirsin: Adın soyadın, eğer varsa son profesyonel deneyimin (Çalıştığınız şirket ve pozisyon), mezun olduğun son okul ve bölüm.
   1. Özet Bölümü: Özet bölümü senin deneyimlerini, katkı sağladığın özel projeleri, kariyer adımlarını anlatmalı. Deneyimlerin, bilgi-becerilerin ve yetkinliklerin ile ilgili detay bilgileri ilgili bölümde vereceksin, bu nedenle bu kısımda sadece anahtar birkaç bilgiye yer verdiğin 3-5 cümleden oluşmalı. Buradaki bilgileri okuyan insan kaynakları profesyonelinin veya yöneticinin senin kariyerinin ana hatlarını fark etmesini hedeflemelisin.
   1. Kişisel Bilgiler: Bu kısmı seni tanıtan temel kimlik bilgileriniz gibi düşünebilirsin. Bu bölümde şu bilgilere yer verebilirsin: Doğum tarihin, yaşadığın yer (Sadece il ve ilçe bilgisi yeterli, açık adres paylaşılmasına gerek yok.), uyruğun, cinsiyetin, erkek adaylar için askerlik durumun, varsa sürücü belgen ve iletişim bilgilerin. İletişim bilgileri kısmında güncel ve aktif kullandığın telefon numarası ve mail adresinin yer almasının önemli olduğunu unutma.
   1. Profesyonel Deneyimler: Bugüne kadar edindiğin deneyimlerini özgeçmişini inceleyen insan kaynakları uzmanları ve iş kolu yöneticilerinin senin uzmanlık alanını, odaklandığın çalışma konularını ve yönettiğin süreçleri anlamalarına ve kendi ihtiyaç duydukları çalışan profili ile örtüşüp örtüşmediğine dayanak oluşturacak en önemli bölüm olacak. Bu nedenle klasik bir özgeçmişin büyük bir kısmı bu bölümden oluşur. Bu bölümün hem seni daha belirgin anlatabilmesi hem de kolay takip edilebilir olması için aşağıdaki önerileri dikkate alabilirsin:
      1. Deneyimlerini bugünden geçmişe doğru kronolojik olarak yazabilirsin. Yani en üstte en güncel deneyimin olacak biçimde sıralamalısın.
      1. Deneyimlerini yazarken o görevdeki iş tanımından da kısaca bahsetmelisin. Bu konuda ana sorumluluk alanlarından bahsetmen yeterli. Özellikle çalıştığın uzmanlık alanıyla ilgili ayırdedici sorumlulukların varsa bunları mutlaka vurgula. Ancak unutmayın burada birebir iş tanımına yer verme şansın olmayacak bu nedenle kritik sorumluluk ve görevleri ön plana çıkarman yeterli. Fazla detay verdiğinde hem özgeçmişin uzayacak hem de özgeçmişini inceleyen kişilerin ayırdedici anahtarları bulması zorlaşacak.

 Aynı Şirkette farklı görevlerde bulunmuşsan bunu aşağıdaki gibi daha derli toplu bir formatla özgeçmişine yazman daha pratik olacaktır. Her bir görev için yeni satır oluştrduğunda özgeçmişinde gerçekte olandan daha fazla hareket varmış gibi algılanmasına sebep olabilir.

• Özgeçmişine deneyimlerinin tamamını aynı formatta eklemeye özen göster. Benim önerdiğim format yukarıdaki örnekte de olduğu gibi: Şirket Adı, Görevin, Çalıştığın tarih aralığı (Ay ve yıl olarak).
  • Eğitim Bilgileri: Özgeçmişinin bu bölümünde akademik eğitimin ile ilgili bilgilere kronolojik olarak son mezun olduğun okuldan geçmişe doğru sıralayacak biçimde yer vermelisin.
    • Özellikle Lisansüstü eğitim almışsan bu eğitiminle bağlantılı olan lisan eğitimini de hemen bu eğitimden sonra gelecek biçimde özgeçmişine ekleyebilirsin.

Bazı durumlarda farklı olanaklardan yararlanarak ikinci lisans diploması veya eş zamanlı bir ön lisans diploması almışsan bu eğitimi ana eğitiminden sonra özgeçmişine yer verebilirsin.

• Özgeçmişine eğitim bilgilerini eklerken okul, bölüm ve eğitim aldığın yıllar sıralaması ile ekleyebilirsin.
  • Katıldığı Eğitimler: Özgeçmişinin bu bölümünde profesyonel hayata yönelik katıldığın eğitimlere yer verebilirsin. Burada önemli olan kısım gerçekten seni ön plana çıkaran konulara yer vermen ve diğer adayların arasından sıyrılmanı sağlayacak doğru anahtarları özgeçmişe eklemen. Bunu sağlayabilmek için gerçekten mesleğinle ilgili, uzmanlığını derinleştirdiğine inandığın ve sektörde geçerliliği veya akreditasyonu olan eğitimleri eklemelisin. Örneğin bir İnsan Kaynakları Uzmanı olmayı hedefliyorsan bir “İnsan Kaynakaları Yönetimi” sertifika programına katılman ve bunu özgeçmişine eklemen anlamlı olacaktır. Ancak katıldığın üniversitenin kariyer günü, stres yönetimi eğitimi, zaman yönetimi eğitimi gibi eğitimler senin gelişime açık olduğuna dair bir ön izlenim yaratmaktan öteye geçmeyecektir. Kaldı ki “Gelişime açıklık” yetkinliğini insan kaynakları uzmanı mülakat sırasında zaten sorgulayacağı için özgeçmişte gördüklerinin bu yetkinliği değerlendirmesine etkisi çok küçük olacaktır.

Yine aynı bakış açısıyla deneyimli bir insan kaynakları profesyoneli olarak örneğin bir “Değerlendirme Merkezi/Değerlendirici Eğitimi”ne katılman durumunda bunu özgeçmişine eklemen diğer adaylar arasında avantaj sağlayabilir, bununla birlikte problem çözme eğitimine katılımını özgeçmişine eklemen aynı etkiyi yaratmayacaktır. Yukarıda bahsettiğime benzer biçimde “Problem Çözme Becerisi” veya “Çözüm Odaklılık Yetkinliği” şirketin önemsediği noktalar ise insan kaynakları uzmanı mülakat sırasında buna yönelik sorularla, değerlendirme merkezi uygulamalarıyla veya kullandığı diğer araçlarla senin bu becerini/yetkinliğini ölçümlemeye çalışacaktır. 

• Teknik Bilgi & Beceri / Yetkinlikler: Özgeçmişinin bu kısmında mesleki anlamda fark yarattığını düşündüğün teknik bilgi ve becerileri ekleyebilirsin. Özellikle yabancı dil seviyen, akredite olmuş becerilerin, işin ile ilgili kullandığın özel bilgisayar programları gibi bilgilere bu bölümde yer verebilirsin.
  • Projeler: Kariyerin boyunca görev aldığın önemli projelere bu bölümde yer verebilirsin. Projelerini eklerken dikkat etmen gereken nokta gerçekten fark yarattığını düşündüğün ve birebir kendinin aktif rol aldığın projeleri bu kısımda anlatmak olmalı.
  • Başarılar: Yine aynı şekilde kariyerin boyunca elde ettiğin başarılara da bu bölümde özgeçmişinde yer verebilirsin. Burada yer verdiğin başarıların büyüklüğünü anlatacak doğru ifadeler kullanman önemli. Örneğin “4.Sınıfta okurken XX yarışmasında katıldığım proje ile 1. oldum” şeklinde bir ifade bu yarışmanın büyüklüğü ve senin elde ettiğin başarının önemi hakkında yeterince fikir vermeyebilir. Bunun yerine “4.Sınıfta Okurken XX yarışmasında katıldığım proje ile tüm Türkiy’den katılan 70 proje arasında 1.oldum” şeklinde bir ifade ile özgeçmişine eklersen bu başarının boyutu daha anlaşılır olacaktır.   

3.      Özgeçmişini nasıl daha güçlü hale getirirsin?

Yukarıdaki sıralamayla özgeçmişini hazırladın ancak birçok özgeçmiş birbirine benzer ve bunla arasında insan kaynakları uzmanının dikkatini özgeçmişinle çekebiliyor olman gerekiyor. Peki daha güçlü bir özgeçmiş için başka neler yapabilirsin?

• Önyazının gücünden faydalan: Özgeçmişine bir önyazı eklemeyi ihmal etme. Bu önyazı sana kendi ifadelerinle deneyimini anlatma ve başvurduğun pozisyon için istekliliğini gösterme fırsatı verecektir. Bu bakış açısıyla bakarsanız her başvurunuza yönelik kısa bir önyazıyı başvuruna eklemek o iş fırsatı için sana katkı sağlayacaktır.
• Özgeçmişini yalın ve etkili tut: Özgeçmişinde pekçok bilgi yer alacak ve bunların hemen hemen hepsini anlatma kaygısı seni öne çıkaran anahtarların özgeçmişinin içerisinde kaybolmasına neden olacaktır. Bu nedenle deneyimlerini ve yetkinliklerini mümkün olduğunca yalın anlatmaya ve fark yarattığını düşündüğün deneyimlerine, projelerine, yetkinlik ve becerilerine doğru cümlelerle ön plana çıkaracak biçimde yer vermelisin.
• Sayısal verilerin etkisini kullanın: Özgeçmişinde yaptığın çalışmalarla ilgili istatistiklerden faydalanarak çalışma düzenin ve uzmanlığın hakkında bir izlenim yaratabilirsin. Örneğin yaptığın bir çalışmada sağladığın maliyet avantajını oransal olarak paylaşmak, bir projenizin sayısal sonuçlarını aktarmak, herhangi bir faaliyetin hakkında memnuniyet skoru gibi müşteri değerlendirmelerine yer vermek senin yarattığın katma değeri ön plana çıkaracaktır.
• Doğru ve dozunda bilgi vermeye özen göster: Özgeçmişinde verdiğin bilgilerin bir beyan olduğunu atlama. Dolayısıyla özgeçmişindeki bilgilerin doğru olması onu inceleyen şirket profesyonellerinin gözünde senin hakkında bir izlenim yarattığını atlamamalısın. Son zamanlarda gördüğüm eğilimlerden birisi de tecrübe filtresine takılmamak için kişilerin askerlik süresini, üniversitedeki öğrenci kulübünde aldığı görevini, gönüllü çalışmalarını vb. profesyonel hayatıyla doğrudan ilişkili olmayan çalışmaları özgeçmişindeki çalışma bilgileri kısmına eklemeleri. Emin olun gerçekten aradığı konuda minimum tecrübe kriteri koymuş bir insan kaynakları uzmanı özgeçmişini alıp bu bilgilerle toplam tecrübenizin filtreden kurtularak önüne düştüğünü gördüğü an özgeçmişini incelemeyi bırakacaktır. Elbette ki staj, kısa süreli çalışma veya part-time çalışma gibi deneyimlerin önemli ve senin profesyonel becerilerinin, yetkinliklerinin gelişiminize katkıda bulunuyor ve  bunlara özgeçmişinde yer vermelisin. Ancak unutmayın ki sadece özgeçmişin filtreye takılmasın diye 3 yıl boyunca üniversitenin X öğrenci kulübünde çalıştığına dair bir iş deneyimi girmen senin özgeçmişinle yaratmak istediğin izlenimi olumsuz etkileyecektir.

Bir diğer nokta da fazla detaya boğulmadan gerçekten deneyimine yönelik anahtar bilgileri verebilmen. Burada en önemli nokta mümkün oldukça açık ve net biçimde yaptığın çalışmaların sonuçlarına yönelik cümleler ile anlatabilmen.

• Bir hikayen olsun: Özgeçmişin kariyerini bütünsel biçimde anlatmalı. Bunu yapmanın en etkili yolu kariyerine kendi hikayen gözüyle bakmak ve bu akışta özgeçmişini düzenlemek önemli. Bu nedenle özgeçmişini sadece belli bölümlerden oluşan kronolojik bir sıralamayla hazırlamak yerine hikayeleştirmelisin. Özgeçmişindeki bütün tecrübelerine aynı ağırlıkta yer vermek yerine seni ve kariyer beklentilerini daha iyi anlattığın deneyimlerine ve projelerine daha fazla yer ayırabilirsin, böylece onları ön plana çıkarabilirsin.
• Genel düzene dikkat et: Özgeçmişinin tamamladıktan sonra tekrar okumanda ve gözden geçirmende fayda var. Böylece gözden kaçırdığın hataları fark ederek düzeltebilirsin. Bu hataların yanı sıra görsel tasarım, format ve tipoloji ile ilgili düzeltmeler de yapabilirsin.